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常见问题
     
1.

管委会委员可否接受投标者或承办商给予的馈赠、折扣(例如为委员装修家居)或款待(例如饭局)?

 

管委会委员不应索取或接受由投标者或承办商提供,并涉及招标工作的利益,这些利益包括金钱、贷款、报酬、馈赠、折扣或免费服务等,否则会违反由民政事务局局长发出的《供应品、货品及服务采购工作守则》,甚至会触犯《防止贿赂条例》第9条

虽然款待并不属于利益,但为免瓜田李下,招致不必要的误会/投诉,委员不应接受投标者及承办商过份奢华及频密的款待。
 
     
2.

行使虚假收据向法团申请发还款项,会触犯什么罪行?

 
根据《防止贿赂条例》第9(3)条,代理人(例如法团管理委员会委员、职员或承办商)如使用虚假文件、收据或帐目,意图欺骗其主事人(例如:法团),即属违法。有关该条例的详细内容,请参阅防贪法规;至于相关案例,亦可参阅个案分析
 
     
3.

法团应如何处理委员及雇员申报与职务有关的利益冲突?

 

对于委员及职员根据《供应品、货品及服务采购工作守则》或《大厦管理及维修工作守则》作出的利益申报,法团应采取以下步骤:

  • 确定申报应由涉及利益冲突之法团委员或职员以书面形式告知管委会,并妥善保存;
  • 在有关管委会/业主会议上报告及讨论处理的方法,并在会议记录中详列此事;
  • 涉及的法团委员或职员不应参与有关标书及相关工作的讨论;
  • 涉及的法团委员在甄选有关标书及相关工作时,必须放弃投票;
  • 涉及的法团委员或职员不应参与有关的工作。
 
     
4.

法团为日常运作制订诚信守则时,应包括哪些主要事项?

 

订立诚信守则的主要目的是令法团委员及雇员在执行日常事务时有规可循。因此守则内容必须实用易明和因应法团委员及雇员可能需要处理与诚信有关的情况而定,守则应包括以下主要项目:

  • 禁止索取及接受利益;
  • 接受款待的限制;
  • 申报利益冲突;及
  • 适当的资料保密及帐目/记录的处理。

可按这里浏览诚信守则范本。
 
     
5.

法团是否必须进行招标以选择维修工程的顾问/承建商?

 
 

根据《建筑物管理条例》第20A(2)条,如采购服务或工程的价值超过或可能超过:

  • $200,000;或
  • 相等于法团每年预算的20%的款额; 
(两者以其较小者为准)即须以招标承投方式进行。

如采购价值超过法团每年预算的20%,须由业主在法团业主大会上通过决议,以决定是否接纳投标书。
另外,法团在进行招标工作时,须遵守民政事务总署发出的《供应品、货品及服务采购工作守则》。该工作守则可于各区民政事务处索取,并已上载至
民政事务总署大厦管理网页
 
     
6.

法团如何找寻适当的工程顾问和承建商?

 

法团可参考由屋宇署发出的认可人士/注册结构工程名单,并与最近进行同类投标的法团交流意见,以找寻合适的工程顾问。

在大多数情况下,法团需要聘用注册一般建筑承建商以进行大型维修工程,尤其当中涉及多个工程项目或属结构性维修。法团可参考由各政府部门备存的各类承建商名单。
 
     
7.

法团聘请承办商时,在收标及开标时应采取什么防贪措施?

 

法团在收标及开标时,应采取以下的防贪措施:

  • 将收到的标书立即记录,并放进双重上锁的坚固箱子内。箱外注明「投标箱」字样,牢固地放置在楼宇内的当眼处;两条锁匙须由主席、秘书或司库分开保管;
  • 在截标时间后开启标书,由不少于三名管委会成员负责开标,并在标书上及报价旁签署及注明日期;
  • 根据收标记录核实所有标书数目;
  • 不接受截标后才收到的标书;
  • 在标书上任何修改过的地方,划上记号及签署作实;
  • 并将所有标书于正式评标前保密;
  • 尽快进行评/选标工作。
 
     
8.

法团招标是否要采用「价低者得」的标准?

 

法团须于收取标书前拟定评核标书的标准。若预先确定的标准单以价格作比较,所有投标者皆能胜任工作,而法团亦认为最低价者是达致标准及其价格是合理,即应选择价低者。

如果法团需要考虑其他因素,例如投标者在楼宇维修的经验及其在选标过程中的表现,应将此等因素归纳于评核标准及计分内,并选择获得最高评审分数及能胜任工作的投标者。

 
     
9.

法团如何拟定有效的合约?

 

法团可委讬专业人士拟定工程合同,内容应包括:

  • 各方的角色、权利、职能、责任、服务要求和标准;
  • 有关工作的范围及规格;
  • 标书中项目的分项价目表;
  • 合约条款包括:
    • 开工及完工日期
    • 顾问批核完成工程或部分完成工程后才作付款安排
    • 保险
    • 终止合约条文
    • 逾期违约金
    • 工程延期
    • 物料保用证
    • 保固期
    • 履约保证金
    • 合约诚信条款
    • 保密条款

法团亦可参考由专业团体(例如香港测量师学会及香港建筑师学会)所出版的范本文件。

 
     
10.

法团的委员大多不是专业人士,他们如何有效监管工程?

 

法团委员以至业主应积极参与监察工程的进度及质素,才可令工程进行得宜,达致预期的效果。虽然过于技术性的细节可交由工程顾问负责,但法团仍可统筹以下的监督安排:

  • 在合约开始时,要求工程顾问协定一份实地监察计划,并规定承建商提交工作计划进度表,列明维修工程的各个施工阶段所需完成的维修项目及标准;
  • 定期与工程顾问和承建商举行会议,监察施工进度是否与工作计划相符;
  • 张贴工作计划进度表在楼宇当眼处,供业主查阅和监察;
  • 要求承建商报告任何工程延误,并要述明原因和建议补救措施。
 
     
11.

工程顾问或物业管理公司职员可否接受工程承建商利益?如何防止这种情况发生?

 

由法团聘用的工程顾问或物业管理公司职员是法团的代理人。根据《防止贿赂条例》,他们不可在未得法团的许可下,收受/索取与楼宇维修工程有关的任何利益。

在维修工程中,顾问的中立性尤为重要。他们在甄选承建商、监察工程质素、批核付款给承建商等工作上,担当着非常重要的角色,因此必须要确保他们处事公正无私。假如法团/业主在聘用承建商后,才透过承建商来聘用顾问,那由承建商所聘用的顾问,可能会因角色上的冲突而不能保持中立,以致不能在管理维修工程合同上保障法团的利益。因此,法团在选择工程顾问或物业管理公司时,应留意该公司是否重视员工的诚信操守,例如有否制订公司收受利益守则和安排员工诚信培训等。此外,法团在有关合约内亦可加入规限公司收受与工程有关利益的条文,以保障法团的利益。
 
     
12.

法团应如何加强工程验收的有效性?

 

法团在验收工程时可注意以下几点:

  • 根据订立的标准及合约条款评核,以便决定应否接纳有关工程/服务;
  • 保存适当的记录,包括主要工程进度及验收的照片;
  • 拒绝接纳差劣及未完成的工作/服务;
  • 收集使用者的意见,并向管委会及业主报告结果。
 
     
13.

法团于付款时应采取什么防贪措施?

 

因应工程的规模,法团会于工程的不同阶段付款予承建商。为防有人呈交虚假的文件/单据,或舞弊性安排加快或延迟付款,法团可采取以下防贪措施:

  • 将批核工程与处理付款的职权和工作分开;
  • 订立及令承建商知道处理付款所需核实的文件及时间;
  • 依据工程进度和合约条款及有效的文件和记录发放款项;
  • 要求工程顾问报告不符规格或质素低劣的部份,并在中段工程付款证明书上剔除这部分工程涉及的款项;
  • 将所有付款单据及有关文件存档,以便将来查阅及核数之用;
  • 若涉及大型工程,可聘请工料测量师评核及监控合约款项。
 
     
14.

为什么法团要授权超过一个签署人签发支票?可否为求方便预先签署多张空白支票/银行提款单?

 

法团可授权不少于两名签署人签发支票和银行提款单,亦不应为求方便预签空白支票/银行提款单,这样既可提供适当的监察与制衡,又可防止法团款项遭人盗用。

此外,法团应将支票簿、银行存摺及印鉴妥善保存,并设定支票付款限额,规定超过金额的付款需获得更高权限的批准。有关付款的监控要点见《楼宇财务管理实务指南》

 
     
15.

业主可否查阅法团的财务文件或要求索取有关文件的副本?

 

根据《建筑物管理条例》,法团管委会应准许业主在任何合理时间内查阅帐簿。业主也可以书面要求法团提供下列文件的副本,而管委会可收取合理的复印费:

  • 财务报表;
  • 会计师报告(如根据条例财务报表须由会计师审计);或
  • 收支概算表。

业主如欲查阅帐簿、帐项记录及其他记录所提述的单据、发票、凭单、收据及其他文件,可依循以下方法:

  • 不少于5%的业主可以向管委会提出,要求让他们或他们授权的任何人查阅有关文件;或
  • 业主可向法庭申请命令,授权他或申请书上的任何人查阅有关文件。如法庭信纳有关申请是真诚作出,并为了恰当的目的,可作出命令。
 
     
16.

如管委会在年中发现预算不足以应付楼宇的开支,应该怎样办?

 

根据《建筑物管理条例》,管委会如认为预算所列出的款项不足以应付开支,可以拟备修订预算。

为增加透明度,管委会应将修订预算案连同修订理由,发送给所有业主或张贴在大厦当眼处,供业主参考。

 
     
17.

管委会成员在法团更换电脑时,可否将旧电脑收为私用?

 
旧电脑属法团的财物或资产,因此应按管委会的既定政策及程序予以处置,并作出适当记录。至于有转售价值的资产,管委会可邀请多于一名准买家报价,而这些买家最好由不同的管委会成员/职员推荐。
 
     
18.

廉政公署会否主动接触需要进行楼宇维修的法团?

 

廉政公署分区办事处一向主动接触需要进行楼宇维修的法团,途径包括:

  • 去信收到屋宇署法定命令及消防处改善消防安全指示而需要进行大厦公共地方维修的法团,介绍及鼓励他们采用廉署的防贪服务;
  • 与香港房屋协会及民政事务处合作,举办全港或地区有关诚信楼宇维修的工作坊及活动;
  • 制作楼宇维修实务指南短片,免费派发给法团。

有关廉署就楼宇维修的制作及安排的活动,请浏览本网页相关内容。

 
     
19.

法团可否要求廉政公署派员参与评标及监督维修工程?

 

廉政公署不会直接介入法团的运作,但乐意提供相关的防贪倡廉服务,包括协助法团制定诚信守则、提供加强工程招标、管理及财务安排的监控系统及措施的意见,以及安排法团委员及雇员培训。

 
     
20.

向廉政公署举报维修工程贪污,是否必须有确实证据?若未能有确实证据,投诉人会否被指控诬告?

 

任何人如怀疑或遇到出现违反《防止贿赂条例》的行为,便可向廉政公署作出举报。廉政公署必定会就每一宗有关违反该条法例的可追查投诉展开调查。

但若有人明知而向廉政公署蓄意作出虚假报告,或提供虚假资料误导廉政公署人员,则可能会因此而触犯了《廉政公署条例》第13B条,最高刑罚可被判处监禁一年及罚款$20,000。如果投诉人并无存心提出虚假资料,是不会被检控的。

 
     
21.

如业主未能出席法团会议,却希望可就某决议案进行投票,他在委任代表时应注意甚麽?

 

业主委任代表时必须审慎从事,只委任他信任的人士,因为该代表将全权代表业主行使投票权,投票结果会影响大厦的重要管理事宜。为确保代表按指示投票,业主可在委任文书注释部份述明其选择,以及在任何修订旁边附加签署。委任代表文书须使用《建筑物管理条例》订明的法定表格,并于会议前最少48小时递交予管委会秘书。

业主须确保在会议前收到由管委会秘书发出的文书认收回条。

 
     
22.

如经理人在一名有意竞投法团合约的清洁办商的业务上拥有财务利益,管委会应如何处理?

 

这是一个利益冲突情况。法团应设立处理利益冲突的机制,以保障法团的利益。因此,管委会应:

  • 制定划一表格,供申报利益冲突之用;
  • 委派秘书或高级职员处理涉及利益冲突的申报;
  • 授权主席/委员会或指派一名高级职员就申报决定应采取的行动;
  • 记录利益冲突申报的内容及所采取的行动;及
  • 如有需要,让业主审阅记录。
 
     
23.

管委会为何必须评核经理人的表现?

 

经理人身兼多重职务,包括采购货品/服务、管理大厦管理基金、监察服务供应商的表现等,因此经理人的表现对大厦管理的质素尤为重要。管委会必须实施下述措施,以评核经理人的表现,维持高水平的大厦管理。

  • 审视经理人有否遵守采购、会计及监察服务供应商等方面的规定;
  • 将经理人采购货品及服务的价格与市价比较;
  • 每隔一段合理时间便将经批核预算与收支帐作比较;及
  • 设立制度,在合约完结时评核经理人的表现。
 
     
24.

采购法团货品时,可否要求对方以口头方式报价?

 

可以,但须在请购单上妥善记录收到报价的日期、供应商资料、出价及负责的管委会职员的姓名。 此外,负责采购人员亦须遵守《供应品、货品和服务采购工作守则》及《建筑物管理条例》。

 
     
25.

法团可否向身为保险代理的主席购买第三者保险?

 

法团有权向任何合适的保险公司购买保险,为大厦取得保障。不过,管委会主席应向法团申报利益冲突,并避免参与甄选保险公司的程序。

 
     
26.

法团与物业管理公司签订的合约即将届满。如物业管理公司的表现令人满意,管委会可否与现行的物业管理公司续约而不再重新招标呢?

 

根据《建筑物管理条例》,法团如在业主大会中获得业主决议通过,便可不须进行招标而与现行的供应商或服务供应商续约,唯所采购的物品或服务必须没有改变。 在草拟合约内容时,必须订明合约期,并避免使用一些令人觉得合约届满便可自动续约的字句。

 
     
27.

管委会如对清洁办商的表现不满意,可否立即终止与该承办商签订的合约?

 

可否立即终止与承办商的合约,要视乎管委会及清洁服务供应商所签订的合约条款。如服务不符标准,管委会当有权向承办商发出口头或书面警告。管委会亦应记录承办商的欠佳表现,供日后续约时作考虑。在草拟合约内容时,亦应在合约内加入其中一方可终止合约的条款,以保障法团的利益。

 
     
28.

禁止管理员或清洁工人在农历新年期间接受住客的「红封包」似乎不近人情。法团应怎样做?

 

法团或物业管理公司可准许管理员或清洁工人在节日接受「红封包」,但不得向住户索取「红封包」。为进一步防止不公平的情况,法团可提议业主/租客将「红封包」放进收集箱内,然后按比例分发给有关员工。

 
     
29.

管理员可否向大厦单位业主介绍租客/买家,以赚取佣金?

 

如该项额外工作并非管理员的职责,则属「外间工作」。法团应知会员工及业主/租客其员工是否获淮在办工时间内或下班后担任外间工作。法团在制定有关政策或批准「外间工作」的申请时,应仔细考虑该项「外间工作」对正常职务的影响,以及可能存在的利益冲突。 合约亦应订明服务范围,以保障法团的利益。

 
     
30.

如单位业主三番四次投诉清洁办商的表现,管委会应如何处理?

 

管委会应委派一名委员或职员或经理人了解情况,进行实地视察及拍摄照片作为观察或投诉中所指表现欠佳的证据;亦应妥善记录所采取的行动及时间等。这些调查结果在续订清洁合约时均会加以考虑。